Discrepancias de factura en Amazon Vendor: cómo reclamarlas
Una discrepancia de factura ocurre cuando Amazon abona menos de lo que facturaste porque asegura haber recibido menos unidades de las enviadas. Se reclama desde Vendor Central adjuntando la prueba de entrega firmada, el albarán y la factura, y lo que decide el resultado casi nunca es el argumento: es tener el POD firmado y presentarlo dentro de la ventana de reclamación.
De todas las formas que tiene una cuenta de proveedor de perder dinero en silencio, esta es la más limpia: tú facturas cien unidades, Amazon abona ochenta, y la diferencia no aparece en ningún sitio con la palabra «reclamación» al lado. Simplemente cobras menos.
Se llama discrepancia de factura, y es distinta de las deducciones por incumplimiento. Aquí Amazon no te está penalizando por nada: te está diciendo que no recibió esa mercancía.
Por qué se produce
La causa dominante es de recepción. La mercancía llega al centro logístico, se descarga y se cuenta, y ese conteo es la única cifra que existe para el sistema de pagos de Amazon. Si el conteo dice ochenta, se paga ochenta, con independencia de lo que ponga tu albarán.
Las razones por las que el conteo no coincide son casi siempre mundanas:
- Palets recontados por unidades sueltas cuando el etiquetado no dejaba claro cuántas cajas había.
- Envíos partidos entre dos recepciones y contabilizados como uno.
- Referencias parecidas entre sí que se recepcionan cruzadas.
- Cajas dañadas en tránsito que entran como no aptas y no se abonan.
También existe la discrepancia de precio, más sencilla: facturaste a un precio y el pedido de compra decía otro. Esa se resuelve mirando el pedido y suele ser tuya o de nadie.
Lo que decide el resultado
Aquí conviene ser directo, porque cambia dónde hay que poner el esfuerzo. La reclamación no se gana con la explicación. Se gana con la prueba de entrega firmada.
El documento que importa es el que acredita que un centro logístico de Amazon recibió una cantidad concreta en una fecha concreta, con firma y sello de quien la recibió. Con eso, la reclamación es un trámite. Sin eso, estás pidiendo que el sistema de Amazon se contradiga a sí mismo basándose en tu documentación interna, y ese caso no lo gana casi nadie.
De ahí que el trabajo real esté aguas arriba, en la operativa de transporte: exigir a tu transportista que devuelva el albarán firmado y archivarlo asociado al número de pedido. Si tu transportista no te entrega el POD firmado de forma sistemática, tienes un problema de cobros disfrazado de problema logístico.
El proceso, en orden
- Concilia factura contra abono. Compara lo facturado con lo efectivamente pagado en las remesas. La discrepancia está en esa resta, y hasta que no la haces no existe.
- Identifica el pedido y el envío al que corresponde cada diferencia. Una reclamación sin pedido de compra asociado no va a ningún sitio.
- Reúne las tres piezas: factura reclamada, albarán con cantidades enviadas y prueba de entrega firmada.
- Presenta la reclamación en Vendor Central con el importe exacto y el documento adjunto. Un importe redondeado o aproximado invita al rechazo.
- Haz seguimiento del estado. Una reclamación presentada no es una reclamación cobrada, y las que se quedan en un estado intermedio no se resuelven solas.
El plazo es el enemigo real
Vale la pena insistir porque es el punto donde se pierde más dinero, y no por falta de razón sino por calendario. Las ventanas de reclamación son limitadas. Una discrepancia de marzo detectada en diciembre puede ser inatacable aunque tengas el POD firmado, la factura y toda la razón del mundo.
Eso convierte esto en un problema de rutina, no de conocimiento. Una revisión mensual de la conciliación —o semanal, si el volumen lo justifica— recupera más dinero que cualquier mejora en cómo redactas las reclamaciones. Es la misma lógica que la rutina semanal de la cuenta: lo que mata las cuentas no es la falta de estrategia.
Cuándo dejar de hacerlo a mano
Mientras hablemos de unas pocas discrepancias al mes, una hoja de cálculo y disciplina bastan. El punto de ruptura llega cuando el número de reclamaciones supera lo que alguien puede presentar de una en una sin que se le acumulen: ahí empiezan a caducar, y lo que se pierde deja de ser una cifra anecdótica.
En ese escenario el criterio no es «¿reclamo esta?», sino «¿reclamo todo lo que supere un umbral, siempre, sin decidir caso a caso?». Cuando la respuesta es sí, el trabajo pasa a ser mecánico y conviene tratarlo como tal, ya sea con más manos o con herramientas que automatizan la presentación.
Lo que no funciona es el término medio: reclamar cuando hay tiempo. Eso es lo mismo que reclamar cuando el importe ya ha caducado.
Preguntas frecuentes
¿Qué es exactamente una discrepancia de factura en Amazon Vendor?
Es la diferencia entre lo que facturaste y lo que Amazon te abona. La causa más habitual es que Amazon registra menos unidades recibidas de las que enviaste, así que paga solo por las que ha contabilizado. También puede deberse a diferencias de precio entre el pedido y la factura.
¿Qué documentación hace falta para reclamar?
La prueba de entrega firmada y sellada por el centro logístico, el albarán con las cantidades enviadas y la factura reclamada. Sin prueba de entrega firmada la reclamación se queda en tu palabra contra su sistema, y ese caso se pierde casi siempre.
¿Hay plazo para reclamar?
Sí, y es el motivo principal por el que se pierde dinero. Las ventanas de reclamación son limitadas, así que una discrepancia detectada meses después puede no admitirse aunque tengas razón. La revisión conviene hacerla con cadencia fija, no cuando cuadras el ejercicio.
¿Merece la pena reclamar importes pequeños?
Individualmente casi nunca, y por eso se acumulan. El planteamiento correcto es tratarlas por lotes con un proceso repetible: el coste por reclamación baja mucho cuando dejas de decidir caso a caso y reclamas todo lo que supere un umbral.