La primera entrega a un centro logístico de Amazon

La primera entrega a Amazon es donde se forma la reputación operativa de un proveedor, y donde más fácil es empezar con mal pie por cosas que no tienen nada que ver con la calidad del producto.

Lo que Amazon está optimizando

Un centro logístico de Amazon procesa camiones en cadena. Todo su sistema está montado para que una entrega se descargue, se verifique y se ubique sin que nadie tenga que pararse a pensar.

Cuando algo obliga a un operario a detenerse —una etiqueta ilegible, un palet inestable, una documentación que no cuadra— el coste de esa parada es real, y ese coste te lo repercuten. No es una penalización moral: es el precio de arreglar lo que llegó mal.

Entendido eso, los requisitos dejan de parecer burocracia y se leen como lo que son: instrucciones para que tu mercancía pase sin fricción.

Las cuatro cosas que hay que clavar

1. La cita

Las entregas van con cita previa para un centro concreto y una ventana horaria concreta. Dos errores habituales:

• Pedirla tarde. Las ventanas se llenan. Si la pides con el camión ya cargado, puede que no haya hueco esta semana.
• Llegar fuera de ventana. Presentarse antes tampoco es buena idea: puede que no puedan descargarte.

Si algo se tuerce, reprograma en cuanto lo sepas. Reprogramar es un trámite; presentarse tarde es una incidencia.

2. El etiquetado

Cada caja y cada palet llevan su etiqueta, y la etiqueta tiene que poder leerse con un escáner, a la primera y sin girar el bulto.

Los fallos que más se repiten:

• Etiqueta impresa con poca calidad o en una impresora que difumina el código.
• Etiqueta pegada sobre una junta, una esquina o el precinto, de forma que el código queda deformado.
• Etiqueta tapada por el film del palet en una posición imposible.
• Contenido que no corresponde con lo que dice la etiqueta.

Ninguno de esos cuatro cuesta dinero prevenirlo. Los cuatro cuestan dinero cuando ocurren.

3. El montaje del palet

Estable, sin bultos que sobresalgan, sin inclinación, dentro de la altura y el peso admitidos, y bien filmado. Un palet que se desmonta al moverlo genera una incidencia y, con frecuencia, producto dañado que después aparecerá como una discrepancia en tu factura.

Consulta en Vendor Central las medidas y pesos concretos aplicables a tu tipo de mercancía y país: cambian según el caso y no conviene fiarse de lo que valía para otro cliente.

4. La documentación

El número de pedido de compra tiene que ser visible y coincidir con lo que dice el aviso previo de envío y con lo que va físicamente en el camión.

Este punto parece menor y es el que más caro sale a medio plazo. Si dentro de tres meses Amazon te dice que recibió menos unidades de las que facturaste, tu defensa se apoya en que albarán, aviso previo, factura y pedido cuenten todos la misma historia. Lo desarrollamos en la guía de shortage claims.

El error de fondo del primer envío

Casi todos los proveedores que empiezan cometen la misma equivocación: tratan la primera entrega como un envío más y delegan los requisitos en el transportista o en el jefe de almacén, sin que nadie los haya leído entero.

Después llegan los cargos, y entonces sí se leen. El coste de leerlos antes es una tarde. El coste de leerlos después es esa tarde más los cargos más el tiempo de discutirlos.

La comprobación que conviene hacer una vez

Antes del primer camión, dedica un rato a esto:

1. Imprime una etiqueta y escanéala tú con un lector cualquiera. Si tu impresora no da calidad suficiente, mejor descubrirlo ahora.
2. Monta un palet de prueba y muévelo. Si se tambalea en tu almacén, llegará peor.
3. Repasa que el aviso previo de envío que vas a mandar coincide exactamente con lo que se ha cargado, no con lo que se pensaba cargar.
4. Comprueba que la documentación lleva el pedido de compra visible.

Media hora. Es la media hora más rentable de toda la relación con Amazon, porque lo que se establece en los primeros envíos —bien o mal— tiende a repetirse durante años.

Después de la primera

Cuando el proceso esté rodado, el siguiente paso natural es quitar de en medio la parte manual, que es la que falla cuando el volumen sube: el aviso previo de envío automatizado elimina de golpe la familia de cargos más recurrente.