Shortage claims de Amazon: cómo reclamar y ganar

Qué es exactamente un shortage

Facturas cien unidades. Amazon registra que recibió noventa. Te paga noventa y te queda un descuadre de diez unidades que, si nadie reclama, se queda ahí para siempre.

No implica mala fe: entre almacenes, transportistas y sistemas de recepción hay muchos puntos donde el recuento se desvía. Lo que sí implica es que la carga de la prueba es tuya.

El proceso, paso a paso

1. Detectar

En la sección de pagos de Vendor Central están las deducciones con su concepto y su importe. Descárgalas periódicamente, no cuando te acuerdes: lo que decide cuánto recuperas es la constancia, no la habilidad.

2. Clasificar

No todas las deducciones son reclamables. Separa:

• Reclamables con documentación: shortages y cargos por incumplimiento que puedas rebatir.
• Pactadas: descuentos comerciales que firmaste. No los reclames, gasta la energía en la negociación anual.
• Dudosas: las que no entiendes. Pregunta antes de reclamar; una reclamación mal fundada te quita tiempo y crédito.

3. Reunir la prueba

Para cada reclamación necesitas:

• Albarán o documento de transporte firmado y sellado en destino, con las cantidades legibles. Este es el documento que decide la disputa.
• Prueba de entrega del transportista.
• Factura correspondiente al pedido.
• Aviso previo de envío enviado correctamente y coincidente con lo servido.

Y que los números casen entre sí: pedido de compra, envío, albarán y factura.

4. Presentar dentro de plazo

Cada tipo de deducción tiene su ventana. Móntate un calendario con avisos: la mayor parte del dinero que se pierde no se pierde por reclamaciones rechazadas, sino por reclamaciones que nunca llegaron a presentarse.

5. Seguir hasta el cobro

Presentar no es cobrar. Lleva un registro de qué has reclamado, cuándo y en qué estado está. Sin seguimiento, las reclamaciones se quedan abiertas y se olvidan.

El orden que multiplica el resultado

Atacar caso por caso es agotador y da poco. El orden que funciona es:

1. Por importe. Empieza por las diez reclamaciones que más dinero suman. Suelen ser el grueso.
2. Por causa raíz. Agrupa las pequeñas por motivo. Si cincuenta shortages vienen del mismo almacén o del mismo transportista, el arreglo no es reclamar cincuenta veces: es cambiar el proceso.
3. Por plazo. Lo que caduca esta semana va primero, aunque sea pequeño.

Errores que cuestan disputas ganables

• Albaranes con firma ilegible o sin sello. Es el motivo de rechazo más común y es evitable: exígeselo a tu transportista por contrato.
• Avisos previos de envío mal enviados. Un aviso que no coincide con lo servido debilita cualquier reclamación posterior.
• Reclamar sin cruzar antes tus propios datos. Si tu almacén sirvió de menos, la deducción es correcta y estás gastando tiempo.
• Esperar al cierre del año. Para entonces la mitad ha caducado.
• No medir. Sin registro de reclamado, aceptado y rechazado no sabes si tu proceso mejora.

Cuándo pasar a herramienta o a externalizar

Mientras el volumen sea de unas pocas decenas de reclamaciones al mes, una hoja de cálculo ordenada y una persona constante bastan.

Cuando el volumen crece, hay dos salidas: software especializado que localice y priorice, o delegar el proceso completo. La señal para dar el salto no es el número de reclamaciones, sino el porcentaje que se te está caducando: si ese número no baja del 20 %, ya estás perdiendo más de lo que cuesta resolverlo.