Dar de alta referencias en Vendor Central sin errores

Dar de alta una referencia en Vendor Central parece un trámite administrativo: rellenas unos campos, subes unas fotos y ya está. Y luego, meses después, aparecen cargos que nadie sabe de dónde salen y discrepancias de factura que nadie sabe defender.

Casi siempre el origen está en aquel formulario.

Hay dos catálogos, no uno

Cuando das de alta un producto estás rellenando en realidad dos cosas distintas que conviene no mezclar mentalmente:

El catálogo comercial. Título, fotos, descripción, características. Lo que ve el comprador. Si está mal, vendes menos.

El catálogo logístico. Dimensiones, peso, unidades por caja, código de barras, categoría. Lo que usa el sistema. Si está mal, pierdes dinero sin enterarte.

El primero se corrige cuando quieras y el daño es reversible. El segundo se propaga a la operativa, a la facturación y a las reclamaciones, y arrastra durante años.

Los campos que hay que clavar

Dimensiones y peso

Del producto y de su embalaje de venta. Amazon los usa para calcular su coste logístico, y ese cálculo decide si tu referencia le resulta rentable.

Un dato inflado hace que tu producto parezca más caro de manipular de lo que es, y puede empujarlo hacia la situación de dejar de ser rentable para Amazon. Un dato corto genera incidencias en recepción.

Mídelo. No lo copies de la ficha técnica del fabricante, que a menudo se refiere al producto sin embalaje.

Unidades por caja

El campo que más discrepancias de factura genera de todo el formulario.

Si declaras doce y van diez, cada entrega descuadra. Amazon cuenta lo que recibe físicamente, tú facturas según lo declarado, y de esa diferencia salen deducciones que después tendrás que reclamar una a una, con la dificultad añadida de que tus propios datos te contradicen.

Códigos de barras

Que sean correctos, únicos y correspondan a lo que hay dentro. Un código duplicado entre dos referencias distintas crea un lío de catálogo bastante difícil de deshacer.

Categoría y atributos

Determinan dónde aparece tu producto y con qué filtros lo encuentra la gente. Un producto mal categorizado puede vender mucho menos sin que nadie entienda por qué, porque simplemente no aparece donde se busca.

El orden que evita problemas

Ordena tus datos antes de subirlos. Si tu ERP tiene las unidades por caja mal, subirlas a Amazon solo propaga el error a otro sistema. Este punto es además requisito previo si algún día quieres integrar por EDI, porque la integración transmite lo que le des, más rápido y en más sitios.

Una persona responsable del maestro de artículos. Cuando el alta la hace quien esté libre esa semana, los criterios cambian y aparecen inconsistencias.

Comprueba las primeras altas contra la realidad. Coge una caja del almacén, cuéntala, pésala, mídela y compárala con lo que dice la ficha. Hazlo con cinco referencias. Lo que descubras ahí suele aplicar a todo el catálogo.

Documenta el criterio. Si mides con embalaje o sin él, si el peso incluye el palet, qué haces con los packs. Sin criterio escrito, cada persona rellena a su manera.

Cómo auditar un catálogo que ya existe

Si ya tienes cientos de referencias dadas de alta con criterios variables, no intentes revisarlo entero. Prioriza:

1. Las referencias que más facturan. Un error aquí multiplica su efecto por el volumen.
2. Las que acumulan más discrepancias en factura. Los descuadres repetidos casi siempre apuntan a un dato mal puesto, no a mala fe.
3. Las que reciben cargos recurrentes. Mismo razonamiento.
4. Las que Amazon ha dejado de pedir. A veces el motivo no es de rentabilidad real, sino de unas dimensiones declaradas que no se corresponden con la realidad.

Ese cuarto punto sorprende a mucha gente: hay referencias que dejaron de pedirse porque alguien tecleó un peso con un cero de más, y nadie lo revisó nunca.

La regla que resume todo

Los datos logísticos no son papeleo administrativo: son parámetros de un cálculo económico. Rellenarlos con desgana es como negociar el precio de coste sin mirar los números. El resultado se paga igual, solo que más tarde y sin saber por qué.